Persondatapolitik Smukfest

Introduktion

Hos Smukfest tager vi vores ansvar som dataansvarlig alvorligt og behandler dine personoplysninger med respekt og omhu. Denne persondatapolitik forklarer, hvilke oplysninger vi behandler om dig, hvorfor vi gør det, og hvordan vi beskytter dine data, når du er gæst, kunde eller frivillig hos Smukfest.

1. Dataansvarlig:

Skanderborg Festivalklub

CVR-nr.: 77052518

Birkevej 20, 8660 Skanderborg

Kontakt: info@smukfest.dk, Tlf. 87 93 44 44

Dataansvarlig benævnes herefter i nedenstående persondatapolitik som ”Smukfest”.

2. Hvem er omfattet?

Denne persondatapolitik gælder for dig der har kontakt med Smukfest, enten som:

• Gæst, der deltager på Smukfest og anvender vores systemer.
• Kunde, der opretter en konto på Smukshop.dk
• Frivillig, der hjælper med at afvikle Smukfest som medlem af Skanderborg Festivalklub

3. Vores behandlingsgrundlag – overordnet beskrevet

 Vi behandler dine oplysninger ud fra følgende grundlag:

• Aftaleopfyldelse: Når du deltager på Smukfest som gæst eller frivillig, eller handler på Smukshop.dk, behandler vi dine oplysninger for at opfylde vores aftale med dig, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(b).
• Lovkrav: Nogle oplysninger (f.eks. transaktionsdata) opbevares i henhold til bogføringsloven, jf.Databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(c).
• Legitime interesser: Vi kan behandle dine oplysninger baseret på en interesseafvejning, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(f), for at sikre sikkerhed og forbedre festivalens  afvikling.

4. Hvilke oplysninger behandler vi om dig, og hvorfor?

4.1. Kunder på webshop:

• Oprettelse af konto og køb: Når du opretter en konto på Smukshop.dk for at købe billetter og boformer, behandler vi dineoplysninger (navn, adresse, e-mail mv.) for at gennemføre købet og levere det købte. Data opbevares i 2 år efter din sidste aktivitet, hvorefter de slettes eller anonymiseres.                                                                                                               
  • Retsgrundlag:

    Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores kontrakt med dig, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(b).

• Opbevaring af transaktionsdata:Vi behandler transaktionsoplysninger relateret til dine køb (billetter, boformer, arrangementer og merchandise), herunder betalingsoplysninger og ordrehistorik. Transaktionsdata opbevares i 5 år i overensstemmelse med bogføringsloven.
  • Retsgrundlag:

    Behandlingen sker for at overholde en retlig forpligtelse, jf.

    Databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(c).

4.2. Gæster på festivalpladsen:

• Registrering ved indgang: Vi registrerer, hvornår og hvor dit armbånd bruges ved adgangsmøller for at forhindre misbrug og analysere trafikstrømme. Data slettes eller anonymiseres 30 dage efter festivalens afslutning.                                                   
  • Retsgrundlag:

    Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at forhindre misbrug og forbedre festivalens afvikling, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(f).

• Køb med chippen i dit armbånd: Hvis du bruger dit armbånd til betaling, registrerer vi dine køb for at gennemføre betalingstransaktioner. Transaktionsdata opbevares i 5 år, mens øvrige oplysninger slettes efter 30 dage.                                                                               
  • Retsgrundlag:

    Behandlingen er nødvendig for at opfylde vores kontrakt med dig ved gennemførsel af betalinger, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(b).

• Fotos og video på festivalpladsen: Der tages billeder og video under festivalen til rapportering og markedsføring af Smukfest. Smukfest følger Pressenævnets retningslinjer om god presseskik. Når vi tager billeder og optager video på festivalen, kan det være, at du ender på nogle billeder side om side med en masse andre glade festivaldeltagere. Derfor, er vi ikke i stand til at indhente tilladelser fra alle. Hvis du har spørgsmål herom, kan du kontakte os på info@smukfest.dk. Hvis du er fokuspunktet på billeder eller video vil vi altid mundtligt bede dig om tilladelse til at bruge materialet i kommerciel sammenhæng.       
  • Retsgrundlag: Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at markedsføre og dokumentere festivalen, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(f).
• Tv-overvågning: Vi foretager tv-overvågning og droneoptagelser under festivalen for at forebygge kriminalitet og analysere trafikmønstre. Optagelserne slettes efter 30 dage.
  • Retsgrundlag:

    Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at forebygge kriminalitet og sikre trygheden på festivalen, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(f).

 4.3 Frivillige i Skanderborg festivalklub:

• Medlemskab og deltagelse som frivillig: Vi behandler oplysninger såsom navn, adresse, fødselsdato, kontaktoplysninger og portrætbillede for at administrere dit medlemskab og sikre din deltagelse som frivillig. Oplysninger om dine opgaver, uddannelse og autorisationer kan også behandles hvor det er relevant.                                                                         
  • Retsgrundlag:

    Behandlingen sker for at opfylde vores kontrakt med dig, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(b).

• Deling af kontaktoplysninger: For at sikre en smidig koordinering af frivilliges opgaver kan dine kontaktoplysninger deles med andre frivillige eller partnere, der er involveret i afviklingen af festivalen.
  • Retsgrundlag:

    Behandlingen sker på baggrund af en legitim interesse, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(f), for at sikre effektiv koordinering under afvikling af festivalen.

• Frivilliges opgaveløsning under festivalen: Oplysninger om dine opgaver og aktiviteter registreres for at kunne administrere festivalen og sikre optimal fordeling af frivilliges arbejdsopgaver.
  • Retsgrundlag:

    Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at sikre en effektiv afvikling af festivalen, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6(1)(f).

5. Videregivelse af oplysninger

Vi videregiver ikke dine oplysninger til tredjepart, medmindre vi er forpligtet til det ved lov, eller hvis der er væsentlige grunde, såsom i forbindelse med retshåndhævelse. Dog kan oplysninger om frivillige deles med andre medlemmer eller partnere for at gennemføre festivalen.

6. Dine rettigheder 

Du har en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger:

• Indsigt: Du kan anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dig.
• Berigtigelse: Du kan bede om at få urigtige oplysninger om dig rettet.
• Sletning: I særlige tilfælde kan du få slettet oplysninger om dig inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer, f.eks. hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige.
• Begrænsning: Du kan anmode om, at vi begrænser behandlingen af dine oplysninger.
• Indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
• Klage: Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine oplysninger, kan du klage til Datatilsynet (datatilsynet.dk).

7. Sikkerhed og opbevaring af data

Vi beskytter dine personoplysninger mod uautoriseret adgang og behandler dem fortroligt. Viopbevarer oplysningerne kun så længe det er nødvendigt for at opfylde formålet med behandlingen eller som påkrævet ved lov. 

8. Kontaktoplysninger

Hvis du har spørgsmål eller vil udøve dine rettigheder, kan du kontakte os på:

Skanderborg Festivalklub

Birkevej 20, 8660 Skanderborg

E-mail: info@smukfest.dk

Tlf. 87 93 44 44

Persondatapolitik Smukfest

Version 4. September 2024